報價單範本相關問題

使用自己設計的報價單範本寄送報價單時,可能遇到的問題及解決方法。

問題 1.:Word 功能變數沒有被代換成資料

可能的錯誤原因 1.:功能變數沒有逐一插入,直接複製變數貼上並更改文字

如果在製作範本時,直接複製既有的功能變數貼上後改變數名稱,其實並沒有真的改掉欄位名稱,便會造成代換錯誤。請先用下列方式檢查欄位名稱:

  1. 打開您的範本,在沒有被代換的欄位上點擊 滑鼠右鍵 > 選擇 編輯功能變數

  2. 欄位名稱 的地方就可以看到此功能變數的實際名稱。此例可以看到雖然顯示文字是 description,但欄位名稱卻是 ownerid,這就是因為這個變數是從 ownerid 複製而來,直接改掉顯示文字後並沒有改掉欄位名稱。

可能的錯誤原因 2.:欄位已經被存成文字而非功能變數

未使用正確方法插入功能變數時,可能造成雖然看起來跟功能變數一樣,其實卻已經被儲存成文字格式,請用下列方式檢查是否為此錯誤:

打開您的範本,在沒有被代換的欄位上點擊 滑鼠右鍵,如果是功能變數應該會出現 更新功能變數、編輯功能變數、切換功能變數代碼 等選項,如下圖

如果是文字則不會有這些項目,如下圖,那麼便可知道此欄位並非功能變數,因而造成資料代換失效。

解決方法:刪除重新插入

若確認為以上錯誤,請直接刪除錯誤的功能變數,並參考這裡的步驟 6.,正確插入功能變數,儲存文件後即可。